Om din orienteringsklubb eller förening har tänkt hålla i en egen tävling är det bra att veta att det kräver en hel del jobb. Det allra mesta ideellt. Det är dock en väldigt givande upplevelse, så låt inte det skrämma er. Men det är bra att vara förberedd på det så det inte kommer som en överraskning när det väl är dags att sätta igång.
Få volontärer att ställa upp
Ett första steg för att kunna få till stånd en tävling är att säkerställa att ni har nog med folk som är intresserade av att hjälpa till. Det finns inga stora pengar i en orienteringstävling utan alla är beroende av att det finns massor av människor som är beredda att ställa upp gratis. För att det är kul. Om det blir ett överskott går det oftast till klubbkassan.
Ett av de första stegen är därför att göra en lista på vad ni tror att det kommer behövas för typ av personal. Skicka sedan ut den bland era medlemmar för att säkerställa att ni har möjlighet att fylla alla positioner.
Förbered kartan och terrängen
Nästa steg är att börja planera teoretiskt. Titta på kartan och se var det kan finnas ett lämpligt ställe att ha tävlingen på. Ni kommer förmodligen också behöva prata med kommunen eller någon privat markägare för att säkerställa att ni får vara på deras mark. Tänk på att en orienteringstävling sliter mycket på terrängen. Så det kan vara bra att ha tillgång till entreprenadmaskiner, både för att förbereda banorna och för att återställa dem efter genomförd tävling. Att göra det praktiska, som att provspringa banan och placera ut kontroller, sparas däremot bäst till sist. Om ni gör det för tidigt kan kontrollerna försvinna och det kan hända oväntade saker med terrängen som påverkar tävlingen. Som till exempel att en bäck svämmar över.
Marknadsför evenemanget
När ni har allt detta i ordning har ni kommit så pass långt att ni kan börja marknadsföra er tävling. Prata gärna med Svenska Orienteringsförbundet och se om de kan ge er någon draghjälp. Försök få media att skriva om er. Köp annonser och maila alla ni känner i orienteringsvärlden. Det här är alltid svårast första gången ni arrangerar något. Om det ni gjort blir bra så kan ni räkna kallt med att många av de som var med kommer komma tillbaka nästa år. Då kan ni minska på marknadsföringsbudgeten.
Fixa logistiken
Glöm inte bort att det är oerhört mycket logistik som behöver fixas. Ofta med kort varsel. Ni kanske behöver skjutsa tävlande och funktionärer fram och tillbaka. Helt plötsligt har en kontroll försvunnit och behöver ersättas. Alla kommer behöva mat och fika, och så vidare. Se till att ni har koll på allt detta och har planerat för att lösa det. Antingen på egen hand eller genom att hyra in tredjepartsleverantörer som cateringfirmor eller liknande. En smart grej man kan göra som förening är att försöka få lokala företag att ge er sponsring i form av ätbara saker som ni sedan kan sälja på plats. Det är ett väldigt bra sätt att få in pengar till klubbkassan.